O fundamento dessas ferramentas está pautado especificamente em melhores práticas de mercado e visam auxiliar as equipes envolvidas com os projetos a organizar a carteira de projetos, gerenciar a priorização e escolha de projetos de sua carteira, gerenciar os projetos em andamento, coordenar os recursos necessários para cada fase/atividade de projeto, acompanhar e divulgar as atividades aos colaboradores dos projetos, gerar relatórios e status gerenciais, criar uma base de conhecimento e lições aprendidas, controlar o fluxo e a necessidade de documentos e interações dos projetos, e acima de tudo alinhar os projetos à estratégia da empresa.
Há no mercado diversas ferramentas que se propõe a Gerenciar Projetos Corporativos e dentre elas há soluções que tendem a ser muito caras e complexas; há ferramentas OpenSource; há ferramentas localizadas para seguimentos específicos de projetos como projetos de construção civil e projetos de software; há aquelas que integram facilmente com os ambientes mais diversos, como por exemplo com um ERP, um CRM ou BI; há ferramentas que rodam 100% na nuvem e aquelas que dependem de infra-estrutura de instalação e manutenção; há ferramentas de fornecedores especializados em gestão de projetos corporativos, há ferramentas de fornecedores que desenvolvem todo tipo de software e há ainda ferramentas caseiras desenvolvidas especificamente para atender necessidades pontuais; há portanto os mais diversos sistemas para gerenciar projetos corporativos.
Normalmente quando uma empresa adota um Escritório de Projetos Corporativos (PMO), que é uma das melhores práticas de mercado amplamente divulgada e aceita na última década, a necessidade de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos fica ainda mais evidente, pois do contrário a equipe do Escritório de Projetos precisará criar artifícios diversos para agrupar e gerenciar de forma centralizada todos os produtos, documentos, formalizações e relatórios de controle que são gerados para cada projeto.
O intuito desse artigo não é o de tratar especificamente de quais ferramentas são melhores ou atendem melhor a determinados segmentos, mas demonstrar alguns benefícios que devem ser levados em consideração quando da aquisição de uma ferramenta como essa, de forma que ela possa agregar o devido valor ao seu negócio. São eles:
• Ter opções que permitam selecionar projetos com maior alinhamento às estratégias corporativas.
A ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada por sua empresa precisa permitir o registro de propostas de projetos futuros com a opção de um orçamento inicial que inclua detalhes como recursos necessários, tempo de duração do projeto e outros detalhes pertinentes a cada organização. Dessa forma seu Escritório de Projetos no momento em que for analisar a carteira de propostas de projetos poderá priorizar aqueles que estejam mais alinhados com as estratégias corporativas e que tenham condição de gerar retorno mais aderente ao negócio da empresa naquele momento otimizando os investimentos.
• Ter opções que permitam analisar os impactos dos projetos nas estratégias corporativas.
De nada adianta fazer priorização dos projetos que estão mais alinhados às estratégias se não houver a possibilidade de acompanhar a evolução destes projetos e monitorar o desempenho dos mesmos, portanto é fundamental que a ferramenta de gestão de projetos corporativos a ser adotada permita analisar os impactos positivos e negativos dos projetos nas estratégias corporativas durante sua execução. Com essa opção é possível prever tendências dos projetos, identificar e mitigar eventuais riscos, identificar e colocar em execução eventuais novas oportunidades que fiquem evidentes durante a execução do projeto e ter informações preditivas sobre os resultados a serem alcançados. Não se pode deixar de ter também a possibilidade de ter à mão uma potente Central de Relatórios onde se possa extrair desde simples listagens até complexos relatórios gerenciais.
• Ter opções que permitam gerenciar os recursos envolvidos em vários projetos.
Cada vez mais as companhias trabalham com compartilhamento de recursos em projetos, envolvendo em muitas ocasiões o mesmo recurso em diversos projetos paralelamente. Todo Escritório de Projetos que vive essa realidade sabe como é difícil organizar as agendas de vários recursos compartilhados em vários projetos simultaneamente para atender as expectativas dos gerentes de projetos, dos stakeholders e sponsors.
Quando, em situações complexas como estas, o gerenciamento de recursos falha automaticamente ocorrem impactos nos custos e prazos dos projetos, que dependendo do projeto pode ser danoso à estratégia corporativa. É pelo contexto de complexidade em que algumas empresas gerenciam o pool de recursos que a ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ter uma robusta solução para gerenciar recursos.
• Ter opções que permitam compartilhamento dos projetos e de suas informações.
Outro grande desafio na contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos deve ser a possibilidade que essas ferramentas têm em compartilhar os projetos e em que níveis as informações dos projetos podem ser compartilhadas. Não é difícil termos projetos onde o Escritório de Projetos está situado em uma localidade e a execução do projeto está em outro ou até em outros lugares e em situações tais como estas é fundamental que a ferramenta ofereça a possibilidade de compartilhar o projeto inteiro com algumas pessoas, apenas algumas tarefas com outras pessoas e apenas consulta para outras. Somente assim será possível manter a equipe unida nos objetivos propostos no projeto.
É de grande importância também que o acesso aos dados seja fácil, como por exemplo, utilizando navegadores WEB, pois com isso evitamos instalações demoradas e permitimos que os envolvidos no projeto necessitem apenas de acesso à internet para ter acesso às informações, podendo assim contribuir com o projeto, agregando conhecimento e dando feedback sobre o andamento de suas atividades em tempo real.
• Ter opções que permitam gerenciar o retorno de investimento.
Em muitas organizações o retorno de investimento é muitas vezes mais importante para o board do que o próprio projeto e ter uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que disponha de indicadores nesse sentido facilitam em muito o gerenciamento. Tendo em vista os controles mencionados anteriormente e se aplicados de forma correta com a utilização de uma boa ferramenta de gestão de projetos corporativos é possível afirmar que haverá ganhos expressivos quanto à produtividade e redução de custos o que por si só influencia nos resultados dos projetos em execução e contribuem para um retorno de investimento mais palpável.
• Ter opções de gerenciar projetos pequenos e também projetos muito grandes e complexos.
Nenhuma organização gerencia apenas projetos pequenos ou apenas projetos muito grandes e complexos, portanto ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos corporativos é fundamental analisar se essa ferramenta dispõe de alternativas para que tanto o Escritório de Projetos como o próprio gerente de projetos e equipe do projeto possam ter condição de atuar em conformidade com o tamanho e complexidade do projeto.
Nesse ponto é importante ter muito cuidado, pois há ferramentas que atendem muito bem os projetos grandes e complexos onde é normal investir muitas horas de gerenciamento nos mesmos, contudo elas aplicam o mesmo rigor para projetos pequenos e simples e oneram demasiadamente o tempo de trabalho de gerenciamento que poderia ser muito melhor aproveitado, portanto é fundamental ter bem claro como a ferramenta que sua empresa está contratando atua para cada tipo de projeto antes de adotá-la.
• Ter opções que permitam gerenciar o ciclo de vida dos projetos e promover melhorias contínuas.
É bem desafiador priorizar projetos, acompanhá-los e gerenciá-los de forma eficiente, monitorar a evolução e com isso verificar os indicadores de desempenho para garantir o retorno do investimento e ainda gerenciar projetos de várias naturezas, tamanhos e complexidades. Esse desafio se estende ainda para um último fator que devemos levar em consideração quando da contratação de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos que é a possibilidade de gerenciar o ciclo de vida dos projetos para aprender novas lições e com isso melhorar nossos processos continuamente.
Por esses motivos é fundamental que a ferramenta a ser adotada permita implementar processos repetidos como modelos, permita refinar esse processos com base em melhores práticas e a partir desses processos aprimorados permita a personalização de projetos aplicando fluxo de trabalho adequados, reduzindo custos e assegurando qualidade aprimorada.
Concluindo esse assunto é fundamental que a adoção de uma ferramenta de gestão de projetos corporativos seja bastante estudada, que sejam analisados os processos de negócio da empresa antes da adoção da mesma, que seja escolhida a ferramenta mais aderente ao negócio de sua empresa e mais importante que apresente soluções duradouras, pois certamente após a implementação de uma ferramenta desse porte sua empresa evoluirá significativamente na gestão da carteira de projetos, tornando-a muito mais transparente e colaborativa para a organização como um todo.
Sobre o autor:
Samuel Gonsales é diretor da Kayros IT Consultoria, especializada em modelos de gestão para empresas de moda e vestuário.