O desenvolvimento contínuo de meios de comunicação modernos e eficazes sempre foi e sempre será um desafio no mercado corporativo. Atualmente, a comunicação somente por voz já não atende aos anseios empresariais e comerciais para a realização de negócios. Por isso, novas ferramentas, unindo dados, voz e imagem, surgem a cada dia, prometendo a unificação dos serviços de comunicação empresarial, o UC (Unified Communication).
Mas, será que unificação dos serviços de comunicação em uma única plataforma atenderá aos anseios de uma comunicação eficaz? Conseguiremos unir serviços como telefonia, videoconferência, webconferência, chat, SMS e ainda compartilhar documentos, apresentações, redes sociais, reuniões presenciais com participação de pessoas distantes ou ministrar uma palestra para pessoas geograficamente dispersas? E como ter a certeza de que todos os participantes, tanto presenciais quanto a distância, receberão a mensagem corretamente?
Os desafios constantes de todos os pesquisadores e fabricantes de ferramentas para comunicação é de desenvolver soluções inovadoras e que revolucionem o modelo utilizado hoje em dia. O objetivo é aumentar a produtividade e fazer com que os erros recorrentes de uma comunicação fraca sejam reduzidos ou mesmo eliminados. No meio deste desafio está o usuário, que anseia por soluções eficazes.
Atualmente, é determinante para uma organização de ponta que em seu ou seus ambientes existam meios de comunicação eficazes em seu objetivo que, geralmente, é a transmissão fidedigna da mensagem entre o remetente e o destinatário.
Um exemplo desta busca são os sistemas de telepresença que prometem uma imersão e a reprodução em seus sistemas de algo muito próximo da realidade de uma reunião presencial. Alguns fabricantes já oferecem soluções de qualidade elevada neste segmento, mas que ainda estão fora do alcance de maioria das empresas.
A telepresença nada mais é do que uma videoconferência de alta qualidade, com ajustes arquitetônicos e tecnológicos, mas que atendem somente uma forma de comunicação corporativa, ainda restando integrar outras formas de comunicação para que as mensagens sejam interpretadas corretamente por todos os colaboradores.
Entendendo o conceito de comunicação, os dicionários rezam que está é a ação de comunicar, que é igual em estar em comunicação com alguém. Neste contexto, a comunicação, presencial ou a distância, possui importância igual para as relações profissionais. Assim, uma sala de reunião ou um plenário bem equipado é determinante para o compartilhamento de informações e distribuição de conteúdo.
Para tanto, algumas ferramentas são fundamentais, merecendo destaque as salas com microfones, caixas acústicas de boa qualidade, processadores digitais de áudio, câmeras para captura, roteamento de sinais de computadores, projetores de alta luminosidade – que permitem o uso com todas as luzes acessas –, quadros interativos, videoconferência, entradas e saídas de áudio, digitalizadores de áudio e vídeo e ainda servidores de streaming.
Toda esta ‘parafernália tecnológica’ ainda deve ser automatizada para que palestrantes tenham facilidade de operação e para que os erros operacionais sejam minimizados ao máximo.
Neste segmento, não estamos vivendo uma nova era, mas sim vivenciando um momento em que devemos reavaliar nossos sistemas de comunicação em busca de ampliar a produtividade, pois mensagens claras são mais e melhores absorvidas pelos ouvintes.
Por isso, em sua próxima consulta a um projetista de sistemas de áudio e vídeo para ambientes, não deixe de levar em consideração alguns fatores que são fundamentais em um bom sistema de comunicação.

São eles:
Primeiro: O marketing, avalie o quanto sua empresa quer passar de boa imagem sobre o sistema de áudio e vídeo que possui.

Segundo: Avalie a ‘qualidade de áudio e vídeo’ que esta sendo difundida no ambiente.

Terceiro: Use ‘equipamentos atuais e de boa qualidade’ para que o sistema não pare no meio de uma apresentação.

Quarto: Os sistemas devem estar integrados para que seja usado o melhor de cada um.

Quinto: Por fim, o projeto deve ser automatizado. De nada adianta ter um sistema completo se não houver um controle centralizado e facilitado. Você se lembra dos controles remotos para TV, DVD, TV a cabo, sistema de som, entre outros que temos em casa? Em determinados momentos não sabemos qual deles devemos usar.

A partir destas integrações, as empresas passam a contar com alta produtividade em seus processos de comunicação. E, em caso de reuniões realizadas a distância, as corporações ainda têm benefícios como redução de custos e otimização de tempo de seus colaboradores.

*Alexandre Novakoski é especialista em sistemas de comunicação multimídia e diretor da Seal Telecom.