Hoje em dia, diante das diversas necessidades e desafios enfrentados pelos executivos brasileiros, destaca-se a demanda comum por informações que permitam compreender de forma adequada a situação das organizações sobre sua responsabilidade. Essa necessidade aumenta conforme cresce a pressão por redução de gastos, aumento de produtividade, ganho de participação de mercado, aumento nos lucros e geração de valor para o negócio.
Ao observarmos o comportamento das empresas nas últimas décadas, é evidente o grande investimento realizado em tecnologia e sistemas de informações. No entanto, esse desenvolvimento ocorreu basicamente nas atividades operacionais das organizações, como faturamento, controle de estoque, emissão de notas fiscais, controle de pagamentos etc. A existência de processos eficientes na operação das empresas é fator fundamental para o seu sucesso. Porém, o tipo de informação gerada por esses sistemas não atende de forma adequada às necessidades da alta direção.
Um executivo, para tomar decisões estratégicas, necessita de relatórios disponíveis que forneçam uma visão geral de seu negócio, tal como a distribuição de vendas de seus produtos por região em determinado período, não sendo adequado para esse tipo de gestor analisar uma lista contendo cada uma das notas fiscais emitidas pela empresa em determinado período. Essa seria a diferença básica entre dado e informação.
A dificuldade dos executivos na obtenção de informações aumenta na medida em que as diversas áreas da organização devem ser analisadas em conjunto, necessitando compor os seus relatórios com dados das mais diversas origens (sistemas desenvolvidos internamente, CRM, planilhas eletrônicas, bancos de dados etc.). Quando passamos a analisar as necessidades de informações dos executivos responsáveis por grupos de empresas, muitas vezes atuantes em diversos setores, a geração de relatórios de forma adequada e eficiente se torna tarefa quase impraticável.
Felizmente, ao mesmo tempo em que as organizações e as suas relações com o mercado se tornam cada vez mais complexas, a tecnologia da informação também evolui com grande velocidade em todos os aspectos e também para atender as necessidades de informações dos executivos. A solução que melhor atende as demandas descritas e vem sendo cada vez mais utilizada no mundo corporativo é a EPM – Enterprise Performance Management.
EPM é um sistema de gestão estratégica baseado na utilização da tecnologia da informação para atender as necessidades de informações dos executivos, facilitando a formulação das estratégias, permitindo a sua comunicação para todos os níveis gerenciais responsáveis pela sua execução e tornando possível o seu controle.
Para entender melhor o conceito de EPM, existem três pilares centrais para o seu desenvolvimento:
Modelo de Gestão. Trata-se da forma como uma empresa é gerida, planejada e controlada. Muitas vezes, o modelo de gestão de uma organização tem origem nas características pessoais de seu fundador, país de origem ou região de atuação. Tais influências interferem de forma direta na maneira como as decisões são tomadas diariamente, impondo princípios, regras e modelos de comportamento a serem seguidos. Diferentes organizações têm distintos modelos de gestão, já que, em última instância, irão ditar a forma como os negócios são conduzidos.
Processos. Da mesma maneira que o faturamento de uma mercadoria tem um procedimento a ser seguido desde a conferência do pedido, separação mercadoria, até a emissão de nota fiscal, a gestão estratégica de uma empresa também tem os seus processos definidos. As empresas têm que realizar os seus planejamentos estratégicos, elaborar os orçamentos como um desdobramento de suas metas, realizar fechamentos contábeis para acompanhar as informações, apurar custos contábeis e gerenciais, entre outras atividades fundamentais para a gestão estratégica de uma organização. Todas esses procedimentos, desde o mais comum fechamento contábil até a geração de um relatório mensal no formato solicitado pelo presidente, envolvem processos que em última instância estão inseridos no conceito de gestão do conhecimento empresarial.
Tecnologia. Em virtude da alta complexidade dos negócios, dos modelos de gestão e da necessidade de agilidade nos processos, um eficiente sistema de informação gerencial só se torna realidade com a utilização da tecnologia para conseguir agregar todos os processos e as fontes de dados, de modo a conseguir em tempo hábil gerar as informações necessárias para a gestão de uma empresa. Além disso, a geração de um modelo estruturado que garanta o desdobramento do planejamento estabelecido pela alta direção em diversos outros planos para as áreas de execução, de forma coordenada e consistente, só é possível através do uso de sistemas que garantam uma relação de causa e efeito e que permitam a realização de acompanhamentos periódicos, visando garantir que os objetivos sejam atingidos. Dessa forma, é fundamental a ampla utilização da tecnologia para tornar realidade os modelos de gestão e tornar os processos viáveis.
Em teoria, as empresas não dependem da tecnologia para colocar em prática os seus modelos de gestão, mas a complexidade das organizações e a agilidade exigida em um mercado de atuação global praticamente a impõem como um componente fundamental para a concretização de planejamentos e projetos. Isso faz com que os softwares de EPM sejam uma das grandes demandas de investimento em tecnologia pelas empresas no mundo inteiro e que sejam considerados como fator fundamental para constituição de organizações eficientes e preparadas para enfrentar os desafios que surgem em razão de uma concorrência em nível global.
*Louremir Jeronimo é doutor em administração de empresas, professor convidado da Fundação Getúlio Vargas e gerente de soluções EPM da Unione